電子發票串接是什麼?告訴您營業人選擇網站串接電子發票的好處

2024-04-08
Steve
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電子發票串接是什麼?告訴您營業人選擇網站串接電子發票的好處


電子發票串接是什麼?電子發票API是什麼?本文將從電子發票開始,帶您了解何謂API,以及介紹電子發票系統串接對營業人為什麼如此重要,並分享網站串接電子發票的好處,最後告訴您電子發票整合推薦哪間廠商!


目錄

一、電子發票串接是什麼?電子發票API是什麼??
(一)先認識電子發票是什麼
(二)什麼是API?電子發票串接介紹

二、幫網站串接電子發票好嗎?有無串接差在哪?
(一)串接電子發票的好處
(二)網站有無串接電子發票差在哪?

三、電子發票整合要找誰?電子發票導入首選鯨躍科技


 

一、電子發票串接是什麼?電子發票API是什麼?


 

(一)先認識電子發票是什麼


現代人或多或少都聽過電子發票,但若真的要解釋什麼是雲端發票、什麼是電子發票,許多人恐怕也解釋不出來,以下就帶您一探究竟。
台灣的發票形式歷經過多次變革,過去我們所熟悉的發票是瘦瘦長長的紙本發票,而現在大多數商家給提供的都是胖胖寬寬的「電子發票證明聯」,不少人也習慣將發票存在手機載具中,也就是所謂的「雲端發票」。


電子發票2大種類


簡而言之,電子發票證明聯與雲端發票都是電子發票的一種,只是形式不一樣而已,前者為有形,消費者可以拿到實體的紙張;後者為無形,消費者可以將其直接存在財政部的雲端資料庫中。


若想深入認識電子發票的起源與變革,請參閱:電子發票好處多!電子發票明細查詢方法、領獎方式一次看!



 

(二)什麼是API?電子發票串接介紹


API的全名是Application Programming Interface,中文意思為「應用程式介面」,是一種讓不同軟體之間可以互相溝通的橋樑,溝通項目包括可以傳送哪些資料、如何傳送資料以及如何回應資料等。


簡單來說,使用者看到的網站稱為前端,背後處理或存取資料的部分成為後端,如果前端沒有用API跟後端拿資料,那麼使用者看到的只會有美麗排版,但不會有內容在裡面。


在各種發票對獎App(LINE發票管家、發票怪獸等)普及的現在,於網路上搜尋「電子發票API」或是「電子發票串接」時,總會看到讓人困惑的搜尋結果,因為發票對獎、查詢交易明細是透過財政部公開的電子發票API ,而開立電子發票是透過加值中心所提供的API ,兩者雖然都是「電子發票API」、「電子發票串接」,但使用目的完全不同,而本文所提專指營業人開立電子發票的部分。


目前財政部提供營業人開立電子發票的方式主要有兩種,一是自建Turnkey,二是委託加值中心。而加值中心是將複雜的發票資料傳輸包裝成「API」,便於營業人呼叫使用


對於沒有經驗的營業人來說,獨自申請電子發票開立資格相當曠日費時,不僅要準備許多文件,且流程相當繁複,有時候需要來來回回跑好幾趟,都不見得可以申請成功。


為了實現更高效、即時、自動化的發票流程,不少業主會選擇透過加值中心直接導入電子發票系統,加值中心除了協助代辦相關申請程序外,申請獲准後,業主使用加值中心所提供的電子發票API去串接自家網站或第三方廠商,從發票的開立、寄送到申報資料匯出都可以一次處理好,也讓開立電子發票的過程更加自動化。


關於自建Turneky,請參閱:Turnkey是什麼?委託加值中心與自建Turnkey比較一次看



 

二、幫網站串接電子發票好嗎?有無串接差在哪?


 

(一)串接電子發票的好處


看到這裡的你或許會納悶:「以前的收銀機二聯式紙本發票不好嗎?為什麼要推電子發票?」其實採用電子發票系統串接對商家來說有許多好處,這也是為什麼許多人一直在推行幫網站串接電子發票,好處包括以下:


  • 資料電子化,降低手寫錯誤機率
  • 簡化發票開立流程,開發票變得更簡單
  • 縮短發票傳遞時間,可以同步上傳財政部電子發票整合服務平台
  • 快速處理退貨發票,提升工作效率
  • 發票流程自動運行,資訊即時傳遞
  • 媒體申報檔免手寫,線上查詢、管理
  • 稅務申報輕鬆愉快,簡化申辦流程更方便
  • 節能減碳、環保愛地球

從上述可以發現,透過API串接後,可以將不少電子發票的基本功能整合在一起,進而提升工作效率,並且有效幫助管理更統一、順暢,同時也降低許多營業成本。



 

(二)系統或網站有無串接電子發票差在哪?


如果沒有串接電子發票,網站或POS/ERP系統勢必會需要傳統收銀機二三聯式發票的模組,在客戶交易完成後,透過該模組讀取資料庫的交易明細資料,再轉換產出收銀機發票所需的格式,並且經由發票列印程式進行列印。


其次是,若非實體商店馬上遞交商品與發票的情境時,傳統收銀機發票需以掛號與報值郵件郵寄處理,以2024年3月來看,每單件郵寄費用約在28~32元之間,因此若有部分無法隨貨附發票的商品或勞務銷售,使用傳統收銀機發票將增加鉅額成本。


挑選串接API服務的4大重點


除了網站串接之外,也可能是APP、ERP、POS系統等,透過加值中心提供的電子發票API串接的方式,可以更自動化的傳送資料。由於財政部公開的發票資料規範關係,各家加值中心所提供的API欄位內容細節差異並不大,重點在於是否透過安全可靠的方式進行傳輸、是否提供API ID與密碼、是否提供完整的錯誤傳回碼、是否支援XML資料格式等,對於有能力透過API進行電子發票串接的企業用戶來說,這些更是挑選評估的重點項目,而鯨躍科技基於多年來的服務經驗,可以提供最專業、方便與穩定的串接API服務。



 

(三)系統無法串接API怎麼處理?


當用戶使用情境無法透過API串接,但又不想增加太多的人工作業時,建議可以尋找加值中心來協助。鯨躍科技擁有豐富的導入經驗,目前也提供多種不同的方式進行電子發票串接,以解決異質系統之間資料拋送的問題,此處大致可分為「中繼軟體」、「外掛軟體」兩種方向。


中繼軟體

當營業人系統本身已經有開立發票(包含電子計算機或電子發票)的功能,卻沒辦法將發票資料直接傳送到加值中心時,可以透過產生財政部電子發票整合服務平台的MIG檔案(XML格式)或是鯨躍提供營業人客製化的TXT文字檔,將資料上傳至指定目錄。鯨躍的中繼軟體可以自動讀取並上傳至鯨躍科技電子發票加值中心,再由加值中心傳輸到財政部大平台。


外掛軟體

而當系統沒有電子發票功能,又不想開發太多發票模組功能(如配號、列印等),但需要即時開立電子發票時,鯨躍科技可以提供本地端的服務串接方式,提供用戶端系統直接串接使用或是營業人的系統將交易資料產出TXT、CSV、EXCEL等格式,以自動讀檔或手動匯入的方式進行資料交換,再透過外掛軟體與加值中心整合串接。


鯨躍透過以上兩種方式成功協助營業人導入電子發票的案例,多為:

  • ERP系統沒辦法升級或不想加購原ERP系統的電子發票模組
  • 國外的系統(POS或ERP系統),沒辦法針對台灣的發票架構調整

透過這些方式,營業人不用從系統轉出資料後,還要透過人工調整指定的格式再匯入,或是在加值中心的系統將發票資料另行逐筆輸入。


Excel 匯入串接

最後,如果不想要上述的客製化軟體(中繼軟體、外掛軟體),又沒辦法進行API串接的情況下(通常系統可能是使用市面的租用平台),有許多訂單需要開立發票,不想一筆一筆輸入時,鯨躍也提供公版的Excel(需統整鯨躍指定的發票欄位格式)或協助客製化版本以批次匯入處理,就可以一次開立多筆發票。




 

三、電子發票整合要找誰?電子發票導入首選鯨躍科技


鯨躍科技多年來致力於電子發票推廣的服務,協助許多企業公司建置規劃電子發票系統,擁有各種發票開立情境的導入經驗,還有多位財政部資訊中心認證的電子發票種子講師,輔導客戶超過7800間,且電子發票業務通過嚴苛的ISO27001資安認證。


鯨躍在電子發票加值服務領域深耕著墨多年,不論虛擬通路、實體商店、各行各業、百貨商場、飯店餐飲、甚或境外電商等,亦不論是行政法規、系統技術、實務經驗層面,業界評價均首屈一指,多元的系統支援串接,從 POS、ERP系統到 IoT裝置,甚至代為建置 Turnkey 系統,無論客戶開立發票的場域為何,都可以輕鬆簡易串接,同時提供的多元加值功能服務,更受到營業人的一致好評及相互推薦,大幅降低運作成本之外,同時提高行政作業效率,也是客戶大力推薦的電子發票加值服務中心!


目前更是推出了電子發票 APP「行動鯨秘書」,多功能整合系統幫助企業運營更順利,電子發票相關業務僅靠一個 APP 搭配電子發票機即可完成,任何有關電子發票整合、導入相關問題,交給鯨躍科技準沒錯!


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